Il n’existe pas vraiment, à proprement parler, de liste de fonctionnalités de téléphonie professionnelle indispensables. En réalité, chaque fonctionnalité a sa propre utilité, cette dernière dépendant largement de l’activité de l’entreprise, de l’usage que les collaborateurs font du téléphone et du nombre d’appels entrants et sortants.
D’une manière synthétique, voici les principales fonctionnalités de téléphonie professionnelle et leur utilité :
- La gestion des appels permet de hiérarchiser les appels, de les mettre en attente, de les acheminer et de les bloquer si nécessaire. Cette fonction soutient les opérations d’un réceptionniste et réduit la frustration des clients. Elle permet également d’améliorer la qualité et l’impact des appels VoIP.
- L’acheminement des appels permet à votre entreprise de systématiser la manière dont les appels entrants sont gérés. Par exemple, il est possible d’acheminer un appel entrant en fonction du type de client, de l’objectif visé, des performances de l’agent, de la disponibilité du personnel…
- La gestion des appels anonymes permet d’éviter de prendre des appels inutiles qui empêchent vos collaborateurs de se concentrer sur leurs clients. Cette fonctionnalité met un terme aux appels provenant de numéros anonymes ou de numéros bloqués.
- Le standard automatique réceptionne les appels entrants tout en véhiculant une image positive de votre entreprise. Il transmet rapidement les appels à un niveau supérieur, les acheminant avec courtoisie. Le standard téléphonique remplace un(e) standardiste réel(le), se traduisant en économies financières. En outre, le temps de vos collaborateurs est optimisé et la satisfaction de vos clients est maintenue au plus haut niveau.
- La messagerie texte pour les entreprises permet aux clients d’envoyer des SMS plutôt que de passer des appels. Cette fonctionnalité est couverte par la technologie VoIP.
- L’analyse des appels offre une meilleure connaissance des clients afin d’envisager des transformations au niveau des process dans votre entreprise. Alors que la VoIP fonctionne sur un grand nombre d’appareils différents, téléphones fixes et portables, l’analyse des appels permet d’enregistrer et de traiter l’ensemble des données. Ces dernières portent sur les sessions d’appels, les comportements et les performances individuelles de vos collaborateurs.
- Le renvoi d’appel vise à ne laisser aucun appel sans réponse. Les préoccupations de vos clients sont ainsi immédiatement prises en charge, quelle que soit la charge de travail de vos équipes et l’endroit où elles se trouvent. Les appels peuvent être reçus à partir de n’importe quel type de poste (fixe ou portable) et de n’importe quel endroit.
- Les appels en attente permettent de faire patienter les appelants jusqu’à ce qu’un collaborateur soit disponible
- La file d’attente d’appels offre, aux entreprises qui reçoivent un grand nombre d’appels, d’automatiser leur distribution. Le personnel, les équipes et les services peuvent être ainsi organisés en niveaux stratégiques afin de traiter les appels téléphoniques entrants. Les appels ainsi gérés, les temps d’attente sont réduits et les équipes de première ligne peuvent traiter un plus grand nombre de demandes.
- La VoIP permet l’enregistrement et l’évaluation des appels afin de suivre, d’analyser et de noter ces derniers. Cette visibilité permet aux entreprises d’améliorer leur service client et ses performances.
- La présentation du numéro permet au destinataire de prendre une décision par rapport à l’appel entrant. Il peut identifier l’appelant avant de prendre, de rejeter ou de faire passer l’appel sur sa boîte vocale.
- Le transfert d’appel est l’une des caractéristiques les plus utiles de la VoIP. Il offre une connexion transparente entre l’appelant et le destinataire.
- Le pont de téléconférence est une fonctionnalité permettant d’ajouter plus de trois personnes à un seul et même appel. Il est ainsi possible d’effectuer des conversations multipartites, de travailler en équipe et de collaborer de manière fluide.
- La musique d’attente offre un moyen convivial aux clients mis en attente, jusqu’à ce que leur appel soit traité.
- La sonnerie personnalisée renforce l’identité de marque d’une entreprise. Elle permet notamment à l’équipe de faire entendre les appels audio aux personnes qui la contactent, sachant qu’il est possible d’utiliser la plupart des fichiers audio, d’un simple jingle à une musique sonore, associée à une marque en particulier.
- Les fonctionnalités « Trouvez-moi / Suivez-moi » sont toutes deux des fonctions de renvoi d’appel sur VoIP. « Trouvez-moi » vous permet de recevoir des appels à partir de l’endroit où vous vous trouvez, tandis que « Suivez-moi » permet à un client de vous joindre sur plusieurs numéros de téléphone.
La VoIP offre des dizaines de fonctionnalités intéressantes. Pour découvrir celles qui importent pour votre entreprise, contactez Nextphone dès aujourd’hui.
