La téléphonie professionnelle fait partie des achats de matériel d’une entreprise. Elle est indispensable à son bon fonctionnement et, lorsqu’arrive le moment de l’optimiser, les questions sont nombreuses. À quoi faut-il penser et quand est-il judicieux d’optimiser sa téléphonie professionnelle en 2020 ?
Les raisons pour optimiser la téléphonie professionnelle
Lorsqu’il s’agit de réfléchir à l’optimisation de la téléphonie d’entreprise, plusieurs raisons motivent l’envie de changer d’appareils téléphoniques et/ou d’opérateur. Parmi les plus courantes :
- La volonté des entreprises de réduire leurs coûts
- Le souhait des professionnels de diminuer leur période d’engagement
- Une diminution de la qualité de service de la part de l’opérateur actuel
- L’intérêt d’un forfait « tout compris », indépendant des usages effectués
- Une offre inadaptée aux besoins des entreprises
- Le besoin des entreprises de muter vers une solution VoIP Centrex
- Etc.
Si vous envisagez d’optimiser votre téléphonie professionnelle en 2020, il est important de vous poser les bonnes questions en amont :
Avez-vous besoin d’un nouvel équipement ?
L’équipement téléphonique en place ne répond-il plus à vos attentes ? Les fonctionnalités avancées de téléphonie professionnelle sont-elles indispensables pour vos activités et la performance de vos collaborateurs ?
Avez-vous les fonds disponibles ou envisagez-vous de financer votre achat ?
En puisant dans votre trésorerie, vous risquez d’être à court de fonds lorsque vous en aurez besoin si l’activité de votre entreprise vient à ralentir. Pourquoi ne pas envisager le recours à un financement externe ? De cette manière, vous pourriez dégager des flux de trésorerie pour les dépenses courantes et rembourser vos dettes lorsque vos liquidités sont excédentaires.
Vaut-il mieux louer ou acheter le matériel téléphonique ?
Selon le type de matériel envisagé, réfléchissez aux avantages de l’achat par rapport à la location.
Vers quel fournisseur devez-vous vous tourner ?
En matière de postes de téléphone et d’opérateurs, il est important de vous adresser à un partenaire fiable qui vous accompagnera sur la durée. Pour une analyse de vos besoins et un audit de vos installations existantes, contactez Nextphone et discutez de votre projet avec l’un de nos conseillers.
Les meilleures périodes pour optimiser la téléphonie d’entreprise
Il n’existe pas vraiment de « meilleure période » pour optimiser sa téléphonie d’entreprise. Généralement, les nouveaux appareils et le changement d’opérateur sont prévus en amont, afin que tous les points soient évalués, les avantages comme les inconvénients, les opportunités comme les risques.
Pour changer votre système de téléphonie et éventuellement changer d’opérateur, les questions auxquelles vous devrez répondre sont notamment :
- Y a-t-il une période « creuse » dans l’activité de mon entreprise, pendant laquelle le changement peut être effectué sans perturber tous les collaborateurs ? Par exemple, le plus grand nombre de salariés prennent-ils leurs congés en été, au mois d’août ?
- Y a-t-il besoin de former les collaborateurs sur l’utilisation du nouveau matériel téléphonique ? Auquel cas, les formations devront être effectuées très rapidement après l’arrivée des nouveaux postes de téléphone. Les collaborateurs seront-ils présents en nombre suffisant ?
- Est-il nécessaire de mettre en place une solution de transition en cas de changement d’opérateur ?
Achat et location d’appareils téléphoniques et comptabilité financière
Les smartphones et tablettes peuvent faire partie des immobilisations. S’ils répondent aux conditions fixées par la réglementation, les smartphones et les tablettes peuvent être intégrés dans la catégorie « immobilisations corporelles » de votre entreprise. Pour ce faire, il faut que plusieurs conditions soient réunies :
- La possibilité d’évaluer le coût ou la valeur des biens de manière suffisamment fiable
- L’utilisation des tablettes et smartphones pendant une durée de 12 mois minimum
Ainsi, chaque année, en raison de l’utilisation de l’appareil, l’entreprise enregistre une perte de valeur dans sa comptabilité, par le biais d’amortissements et inscrit une charge dans le compte de résultat. Généralement, pour une tablette ou un smartphone, l’amortissement se fait sur une période variant entre 2 et 3 ans.
Il existe également une tolérance administrative permettant de ne pas comptabiliser les éléments non significatifs à l’actif du bilan. À noter que ce type d’enregistrement est le résultat d’une volonté de la part de l’entreprise et ne peut s’effectuer que pour des biens de faible valeur.
En cas de location de smartphone ou de tablette, l’enregistrement comptable se fait au niveau des locations mobilières et de la TVA déductible sur autres biens et services, postes qu’il convient de débiter, pour ensuite créditer le compte Fournisseurs de l’entreprise.
Les fais de communication et d’abonnement, quant à eux, apparaissent dans le compte « Frais postaux et télécommunication » de l’entreprise.
