L’installation d’un système de téléphonie est avantageuse pour les entreprises, car elle permet de rendre les échanges plus fluides et surtout de gagner du temps, donc d’être plus productif à tous les niveaux. En fonction des besoins, il est possible d’installer un système standard ou d’opter pour une technologie couplée à internet. Dans tous les cas, le système de téléphonie d’entreprise est gage de simplicité et de souplesse dans les échanges interprofessionnels. Une fois mis en œuvre, il existe plusieurs bonnes pratiques et certains usages qui sont moins indiqués dans l’utilisation d’un système de téléphonie professionnel.
Les pratiques à mettre en œuvre avec un système de téléphonie en entreprise
L’installation d’un système de téléphonie en entreprise doit être subordonnée à une double sensibilisation. Tout d’abord, il importe d’informer les salariés et les collaborateurs de l’usage qui doit être fait de la téléphonie professionnelle. En effet, les logiciels et les divers équipements de communication doivent servir uniquement dans le cadre professionnel et non pour des échanges personnels. De même, pour bien gérer la téléphonie d’entreprise, il importe que les dirigeants prennent des mesures afin d’assurer la mise à jour régulière desdits équipements. Ils doivent par exemple établir et maintenir un registre qui renseigne sur le nombre et le type d’équipements, ainsi que les personnes qui les utilisent.
Cette méthode leur permet aussi d’être rapidement informés si les besoins de leurs salariés évoluent concernant les accessoires de téléphonie. En outre, les dirigeants doivent s’assurer que toutes les personnes qui ont besoin d’un équipement de communication en soient dotées. Les échanges ne sauraient être véritablement efficaces si certains postes ne sont pas pourvus des accessoires indispensables pour une bonne communication. Bien gérer la téléphonie d’entreprise nécessite de plus en plus la mise en place d’un système connecté. Un tel système peut prévoir entre autres un logiciel de gestion intégré (ERP) ou un logiciel de gestion de la relation client (CRM), tous deux servant à simplifier les tâches de gestion.
Quelles pratiques faut-il absolument éviter avec un système de téléphonie d’entreprise ?
La mise en place d’un système de téléphonie professionnel nécessite l’interdiction de certaines pratiques pour assurer l’efficacité de l’installation.
Ainsi, il est déconseillé de laisser les salariés utiliser leur propre matériel pour réaliser des échanges professionnels alors même qu’un réseau de communication professionnel a été mis en place. Cela pourrait entraîner, par exemple, de sérieux problèmes de confidentialité. De même, il ne faudrait pas que les employés se servent à la fois du matériel professionnel et de leurs propres appareils pour échanger sur des dossiers de l’entreprise. Lorsqu’un réseau d’échange a été mis en œuvre, il est de bon ton que tous les échanges à caractère professionnels passent par les canaux de l’entreprise. Les discussions privées demeurent ainsi de l’ordre du privé, et on peut mieux gérer la téléphonie d’entreprise.
En ce qui concerne l’installation ou la mise à jour d’un réseau de téléphonie en entreprise, Nextphone peut étudier les besoins réels de la structure, puis proposer des solutions à la fois complètes et efficaces. Par ailleurs, nos conseillers peuvent tout à fait se charger de sensibiliser au besoin vos collaborateurs pour que ces derniers adoptent de bonnes pratiques dans l’utilisation qu’ils font de la téléphonie d’entreprise.
