Couramment appelée « conf call » ou « réunion téléphonique », la conférence téléphonique permet de mettre plusieurs individus en relation par le biais d’un appareil téléphonique. C’est ainsi qu’il est possible de faire intervenir n’importe quel participant situé à n’importe quel endroit dans le monde, à n’importe quelle réunion. C’est également ainsi qu’il est possible de réunir, par un simple appel, plusieurs personnes situées à différents endroits, sans point physique autour duquel elles se rassemblent.
Contrairement à une réunion en face à face, une conférence téléphonique ne répond pas à des règles de comportement précises, dans le sens où les entreprises n’imposent pas d’étiquette à leurs collaborateurs. Pourtant, le comportement de chacun, lors d’un conf call, conditionne l’aboutissement de la réunion téléphonique. Faisons le point sur les règles que toute entreprise performante devrait mettre en place.
Communiquer par la voix : une étape délicate en réunion d’entreprise
Lorsque nous ne nous rencontrons pas en personne, nous perdons certaines capacités de communication. Les études sur le sujet varient, et certaines vont jusqu’à affirmer que près de la moitié de nos capacités de communication nous échappent lors d’un entretien téléphonique, quelle que soit sa nature.
En effet, sans contact visuel, il est difficile de manifester de la sympathie. Un simple hochement de tête, par exemple, peut en dire long lors d’un face à face. Comment se traduit-il lors d’une conférence téléphonique ? Comment exprimer verbalement l’emphase que nous exprimons habituellement avec les mains ?
C’est précisément la difficulté de la communication par la seule voix qui devrait inciter les entreprises à mettre en place certaines règles de comportement. Ces règles pourraient notamment compenser les manques qui s’imposent automatiquement lors d’un conf call. Par ailleurs, elles pourraient également permettre d’atteindre les objectifs à atteindre de manière plus efficace.
5 règles de base pour bien communiquer lors d’une conférence téléphonique
1. Avoir un langage corporel
Certes, lors d’une réunion téléphonique, les personnes ne se voient pas. Néanmoins, et comme en font part bon nombre d’ouvrages sur la communication, le langage corporel contribue à l’expression verbale. Une étude du CNRS montre d’ailleurs que l’on peut entendre un sourire par la voix…
Ainsi, pour faire passer un message, il est parfois souhaitable de se tenir debout. L’énergie et l’enthousiasme sont décuplés dans la position debout.
2. Avoir une connexion Internet stable
Est-il utile de le préciser : pour une conférence téléphonique réussie, une connexion Internet fiable et stable est indispensable. Les appels en VoIP ne doivent pas commencer par 10 minutes de débats sur les éléments techniques. Par ailleurs, une bonne connexion – au même titre qu’un bon équipement par ailleurs – traduit une bonne qualité de son. L’endroit choisi pour participer à la conférence téléphonique doit, quant à lui, être libre de toute nuisance sonore.
3. S’identifier à chaque prise de parole
Qui s’exprime ? Lorsque la conférence téléphonique a lieu entre 3 personnes et plus, il est préférable, pour les participants, de s’identifier à chaque fois qu’ils prennent la parole. En outre, il est important de savoir à qui l’on s’adresse, sachant que lors d’un conf call, la notion de hiérarchie est importante également. Bien évidemment, si quelqu’un prend la parole sans s’identifier, il est préférable d’éviter de l’interrompre. Il suffit d’attendre qu’il ou elle ait terminé de parler, puis de lui demander poliment son nom.
4. Un retard ? Une entrée discrète
Les retards sont des choses qui arrivent, même en conférence téléphonique. Pour éviter de perturber la réunion avec une sonnerie d’annonce dès l’arrivée d’un nouveau participant, il est important que le modérateur ajuste les paramètres, permettant ainsi de conserver une fluidité de la réunion.
5. Utiliser le bouton « silence »
En télétravail, tout bruit peut être source de perturbation de la conférence téléphonique. Un chien qui aboie, une voiture qui passe, un bébé qui pleure… Mieux vaut, lorsque l’on ne parle pas, utiliser le bouton « silence », qui coupe automatiquement le micro de l’utilisateur. Lorsque ce dernier est prêt à prendre la parole, ce bouton se réactive d’un seul geste.
Les règles de comportement en conférence téléphonique, sont gage de la bonne conduite d’une réunion à distance. Elles permettent d’aboutir à des objectifs simples, plus rapidement. Pour vous assurer d’avoir l’équipement adéquat et une connexion fiable pour mener à bien vos conférences téléphoniques, contactez un conseiller Nextphone.
