Si les entreprises n’ont eu aucun autre moyen que les visioconférences pour échanger entre collègues et avec leurs clients et partenaires lors des confinements liés à la crise sanitaire en 2020, cette méthode de communication n’est pas l’apanage du télétravail. Bien au contraire… la visioconférence, c’est le moyen de réunir des équipes rapidement, pour traiter régulièrement d’un ou plusieurs points, comme pour aborder une situation d’urgence.
Ce que bon nombre de collaborateurs ont observé, lors de leur première visioconférence, était l’organisation plus ou moins chaotique qui découlait de l’usage de la technologie et de l’adaptation de certaines personnes par rapport à ce nouveau moyen de communication. Si, aujourd’hui, la visioconférence est devenue monnaie courante dans les entreprises, il n’en reste pas moins que peu d’entre elles savent l’utiliser efficacement. Nextphone vous propose des astuces pour rendre une visioconférence plus productive.
Se familiariser avec les outils de visioconférence
Il existe bon nombre d’outils gratuits en ligne, chacun fonctionnant de manière plus ou moins similaire. Les plus populaires sont Zoom, Google Hangouts et Miro. Les entreprises les plus sérieuses, celles qui souhaitent se prémunir contre des risques de sécurité, préfèrent utiliser des outils de bonne facture comme Microsoft Teams par exemple. Dans tous les cas, il convient de tester les différents outils de visioconférence en dehors des heures de réunion afin de conserver un maximum de professionnalisme pendant la visioconférence.
Avant le début de la réunion en ligne, chaque collaborateur devrait se connecter avec 5 minutes d’avance, afin d’être prêt à démarrer à l’heure. Bien évidemment, la caméra doit être allumée et le micro coupé, en cas de bruit de fond.
Choisissez vos invités
Contrairement à une réunion en entreprise, il est important, lors d’une visioconférence, d’inviter les bonnes personnes. Qu’il s’agisse de brainstorming, de la conduite d’un projet, de résolution de problème, uniquement les participants concernés et impliqués doivent être conviés. Les autres risquent de générer des distractions inutiles et d’ajouter à l’inefficacité de la réunion en ligne.
Fixez l’ordre du jour à l’avance
L’ordre du jour est la base même de toute réunion, qu’elle se fasse en présentiel ou à distance. Pour aider vos équipes à rester sur la bonne voie, envoyez, à chacun des participants, un ordre du jour à l’avance. Des objectifs doivent être clairs et les participants doivent pouvoir se préparer en amont pour tirer le meilleur parti de leur temps.
Attribuez un rôle à chacun
À l’heure prévue de la visioconférence, chaque participant inscrit à l’ordre du jour a bénéficié du temps nécessaire pour faire un retour d’information sur un problème qu’il ou elle souhaite soulever. La résolution de problèmes, en collaboration à distance, doit être encouragée. Il est préférable d’éviter de consacrer du temps à quelque chose qui pourrait être condensé dans un rapport écrit. Les réunions en ligne doivent être interactives, collaboratives et inclusives.
Évitez le multitâche
L’un des inconvénients d’une visioconférence et qu’il est impossible de garder un œil vigilant sur ce que font les participants pendant la réunion. Sans pour autant vous transformer en tyran de contrôle, il est important d’inviter l’ensemble des participants à fermer leur messagerie électronique et à mettre leur téléphone portable de côté pour éviter toute interruption et toute tentation.
Ajouter des pauses courtes
Pour qu’une visioconférence soit productive, il est important de doser les informations de manière judicieuse. Les supports visuels sont essentiels pour susciter l’intérêt des participants ; en revanche, il est préférable d’éviter de tergiverser et compliquer les choses à outrance. Les réunions en ligne doivent être des discussions guidées qui privilégient l’efficacité à chaque instant. Chaque présentation devrait durer de 10 à 15 minutes en moyenne.
Attribuez des objectifs et des actions précis
Chaque participant doit quitter une visioconférence avec au moins un objectif et une action. Tout le monde doit être au courant des livrables et des prochaines étapes, ainsi que les différentes dates butoirs. L’hôte de la réunion doit s’assurer que tout le monde repart avec une liste claire de choses à faire et de tâches à accomplir.
Échangez les rôles
Si la visioconférence est récurrente, par exemple hebdomadaire, il est tout à fait intéressant d’intervertir les rôles entre les participants. Ainsi, la personne qui se charge de prendre les notes pendant la réunion, n’est pas la même d’une séance à l’autre. De même, l’hôte de la réunion, si possible, peut être différent à chaque visioconférence.
Abordez les sujets difficiles
Même si cela paraît inconfortable, lorsque cela est effectué à distance, les sujets les plus difficiles méritent d’être abordés pendant une visioconférence. Même à distance, la transparence dans les équipes est essentielle. Les leaders ne doivent pas laisser passer leur rôle au second plan, simplement parce que les équipes sont éparpillées géographiquement et que la réunion se fait via écran interposé.
Nextphone propose des solutions de téléphonie d’entreprise et de communication adaptées aux professionnels. Pour discuter de vos besoins, contactez nos conseillers commerciaux.
