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Comment rendre l’accueil téléphonique plus professionnel ?

L’accueil téléphonique fait partie des premières images que vos clients, partenaires et prospects ont de votre entreprise. Il doit être soigné pour de multiples raisons, comme toute forme de communication.

En toute sincérité, êtes-vous satisfait(e) de votre accueil téléphonique actuel ? Donne-t-il envie aux personnes qui appellent d’en savoir plus sur votre entreprise et d’aller plus loin ? Si ce n’est pas le cas, si vous avez le moindre doute, Nextphone vous propose des conseils pratiques et utiles pour rendre l’accueil téléphonique plus professionnel.

 

Pourquoi soigner l’accueil téléphonique de votre entreprise ?

Quelle importance accordez-vous à votre accueil téléphonique ? Les entreprises qui prennent soin du leur le font pour de multiples raisons :

Pour véhiculer leur image de marque

Avant de parler à une personne ou d’atteindre un correspondant par téléphone, un client, partenaire ou prospect fera face à votre accueil téléphonique. Message d’accueil, message d’attente et répondeur font ainsi partie des premiers sons que votre interlocuteur entendra. Le message, le ton, la musique sont autant d’éléments qui contribuent à véhiculer une bonne image de marque.

Pour éviter que les prospects ne raccrochent

Un message d’accueil trop vague ou une attente trop longue sont des éléments que les prospects n’apprécient pas. S’ils doivent patienter, ils doivent pouvoir le faire de manière intelligente, par exemple, en étant informés du temps d’attente.

Le message d’accueil, quant à lui, doit être clair quant à la suite des événements (prise en charge de l’appel par un agent, temps d’attente, etc.) : pour éviter que les prospects ne raccrochent avant même qu’ils aient pu joindre leur correspondant, il est important de les y aider en communiquant avec précision.

Pour communiquer des informations

L’accueil téléphonique permet de transmettre un message aux prospects et aux clients. Votre entreprise lance une nouvelle gamme de produits ? Un nouveau service ? Informez les personnes qui vous contactent pour leur en faire part. L’utilisation de l’accueil téléphonique en tant qu’outil marketing n’est pas nouvelle. Réalisée dans les règles de l’art, elle est un véhicule tout à fait intéressant pour parler de votre marque et de vos produits.

Pour mieux diriger les appelants et limiter les frustrations

Qu’y a-t-il de plus frustrant, pour les personnes qui appellent votre entreprise, que d’être transporté de service en service, en répétant la même demande et les mêmes informations ? Si votre accueil téléphonique est bien organisé, vos correspondants doivent pouvoir contacter la personne ou le département de leur choix en quelques clics seulement.

 

Quelques conseils pratiques et utiles pour votre message d’accueil

Pour communiquer de manière professionnelle et véhiculer un message positif en phase avec l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise, voici quelques conseils :

Un message d’accueil court et concis

Les clients, les partenaires et les prospects sont des gens au moins aussi occupés que vous. Soyez bref(ve) et concis(e) dans votre message d’accueil pour éviter de leur faire perdre du temps.

Offrez des alternatives et fournissez des détails

Un menu d’accueil est un bon moyen d’éviter toute perte de temps. Si vous souhaitez communiquer, par exemple, des horaires d’ouverture, proposez-le dans le menu d’accueil. Dans le prédécroché, c’est-à-dire la prise en charge de vos appelants dès la première sonnerie, proposez-leur de :

  • Joindre un service en particulier
  • S’identifier avec leur numéro de client, localisation géographique, etc.
  • Spécifier leur demande (nouvelle commande, souci technique, demande de devis, etc.)
  • Proposez-leur de laisser un message détaillé pour être rappelés rapidement. Pourquoi ne pas leur demander de préciser l’heure à laquelle un agent peut les joindre, par exemple ?

 

L’accueil téléphonique est important. Comme la première fois qu’un client ou un prospect franchit la porte de votre entreprise, il forme un point d’entrée qu’il convient de soigner. Pour étudier la manière dont vous pouvez, vous aussi, soigner votre accueil téléphonique, contactez un agent Nextphone et obtenez des informations pratiques et utiles.

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