Si les vacances sont synonymes de déconnexion pour beaucoup, cela n’est pas toujours le cas pour les professionnels. Saviez-vous que plus de 7 Français sur 10 continuent de répondre à leurs messages pendant leurs congés ? Quelles que soient les raisons de rester en contact avec le travail pendant les vacances, voici quelques conseils utiles pour gérer ses appels et messages avant de partir en congé et… rentrer plus serein.
Si l’entreprise est fermée pendant les vacances : mettez à jour votre standard téléphonique
Votre entreprise a pris l’habitude de fermer pendant les vacances ? Le mois d’août, par exemple, est-il une période de congés pour tout le monde ? Si cela est le cas, il est important que les personnes qui cherchent à vous contacter, clients, fournisseurs, partenaires et prestataires, soient informés. S’ils veulent vous contacter, il faudra a minima leur indiquer la date de fermeture, la date d’ouverture et, éventuellement, un numéro de contact en urgence.
Pour ce faire, mettez à jour votre message d’accueil … en leur souhaitant de bonnes vacances !
Assurez un service téléphonique minimum
Certains appelants contacteront votre entreprise pendant les vacances pour des raisons urgentes. Il est important de ne pas les décevoir. En effet, il n’y a rien de plus frustrant que de constater l’impossibilité de joindre quiconque en cas de besoin… Selon la nature de l’activité de votre entreprise, organisez un service minimum en faisant appel à une société externe ou en confiant cette tâche à l’un de vos collaborateurs.
En récupérant les messages laissés par les appelants régulièrement (au moins une fois par jour), vous pouvez ainsi répondre aux demandes urgentes et les traiter avant qu’elles ne prennent des proportions ingérables et nuisent à l’image de votre entreprise.
Votre entreprise est en effectif réduit pendant les vacances : paramétrez les appels entrants
Si les vacances d’été riment avec un effectif réduit dans vos équipes, ne laissez pas les appels entrants devenir un problème pour les collaborateurs présents. Il est tout à fait possible de paramétrer la distribution des appels pour les rediriger vers les collaborateurs disponibles.
La téléphonie d’entreprise s’adapte au rythme de votre entreprise et, en quelques clics, vous pourrez router les appels entrants pour les distribuer en fonction de la disponibilité de vos collaborateurs. L’intérêt de ce système est de satisfaire les appelants, de conserver une image d’entreprise réactive et de répondre au plus vite aux demandes urgentes.
Vous souhaitez pouvoir être contacté.e pendant les congés ?
Impossible de vous déconnecter complètement ? Vous souhaitez pouvoir être joint.e en cas de besoin ? S’il en est ainsi, c’est à vous de décider quand et qui peut vous contacter. Encore une fois, la téléphonie d’entreprise vous offre la possibilité de planifier vous-même votre planning et de recevoir des appels pendant des plages horaires définies en amont. Vous pouvez également configurer votre système pour recevoir une notification par email en cas d’appel manqué ou si un message a été laissé sur votre répondeur.
Utilisez les fonctionnalités de votre téléphone portable
Conscients de notre addiction au portable, les fabricants de téléphones développent des outils destinés à nous écarter de nos appareils pendant les vacances. L’application Digital Health, par exemple, permet aux utilisateurs d’appareils Apple de visualiser le temps passé en ligne ou la durée d’utilisation d’une application. Google n’est pas en reste, avec Android P qui incite les utilisateurs à se détacher de leur écran.
Par ailleurs, rien ne vous empêche, pendant les vacances, de désactiver les notifications à partir du menu Paramètres de votre téléphone portable. Et si la tentation est trop grande, pourquoi ne pas le laisser à l’écart et vous autoriser à le consulter une ou deux fois par jour ?
Les vacances sont faites pour se détendre… Pour bon nombre de professionnels, la crainte de la déconnexion est liée à la gestion d’un trop grand nombre d’appels et de messages au retour des vacances. En utilisant astucieusement votre téléphonie d’entreprise, en paramétrant correctement vos appareils, standard téléphonique, en vous organisant en amont, il est tout à fait possible de gérer les choses au mieux. L’équipe de Nextphone est à votre disposition pour vous conseiller. N’hésitez pas à nous contacter !
