En matière de fonctionnalités, la téléphonie d’entreprise répond souvent à des problématiques réelles. Parmi les fonctions les plus utiles et les plus utilisées dans le milieu professionnel : le prédécroché. Nextphone vous explique comment fonctionne le prédécroché et l’intérêt qu’il présente pour votre entreprise.
Prédécroché : de quoi s’agit-il ?
La fonctionnalité que l’on appelle « prédécroché » est, comme son nom le laisse à penser, un système de décrochage automatique des appels. Les personnes qui cherchent à entrer en contact par téléphone avec l’un de vos collaborateurs ou avec le standard de votre entreprise obtiennent ainsi un message de bienvenue, avant que leur appel ne soit renvoyé sur un groupe d’appels ou un standard téléphonique.
Les possibilités de la fonctionnalité de prédécroché sont nombreuses : lancement d’une musique d’accueil pour permettre aux appelants de patienter, information diffusée lors du message d’accueil, par exemple sur les horaires d’ouverture, les dates de fermeture exceptionnelle…
En patientant au téléphone, vos interlocuteurs sont ainsi gérés dans un cadre professionnel. Les messages d’accueil, quant à eux, peuvent varier en fonction des heures du jour et de la nuit : par exemple, le message d’accueil durant les heures d’ouverture sera différent de celui que les appelants entendent en dehors de ces horaires.
Lorsqu’aucun collaborateur n’est disponible pour prendre en charge l’appel téléphonique à l’issue du message, l’interlocuteur est pris en charge par un message d’attente. Ceci permet notamment d’éviter la lecture du message d’accueil. Ce dernier se doit d’être simple, précis et rapide.
Comment mettre en place un prédécroché ?
Généralement, le message vocal d’accueil ou de bienvenue ne doit pas dépasser 20 secondes. Il permet d’informer l’appelant externe avant que son appel ne soit distribué à un service, un collaborateur ou une boîte vocale.
Lorsque le système de téléphonie d’entreprise détecte un appel entrant, un message d’accueil est joué avant la distribution de l’appel. Ceci signifie par ailleurs que, avant que les postes de téléphone des collaborateurs sonnent, le message de prédécroché est joué à l’appelant. Bien évidemment, lorsque la plage horaire est désignée comme « fermée », le message de prédécroché n’est pas joué et l’appel est distribué selon les règles mises en place par rapport à cette plage horaire.
Concernant le message de prédécroché, il existe de multiples solutions. La première consiste à enregistrer soi-même le message d’accueil, en l’agrémentant par exemple d’une musique. Dans d’autres circonstances, notamment au niveau des PME et grandes entreprises, il est courant de solliciter une agence spécialisée en messages téléphoniques d’entreprise. Bien plus qu’une formule de politesse, le message de prédécroché constitue une véritable vitrine pour l’entreprise. Il doit donc être soigné.
Vous l’aurez compris : le prédécroché est une fonctionnalité intéressante qui permet non seulement de prendre en charge les appelants, mais également de communiquer une image positive de votre entreprise. Facile à mettre en place, il ne nécessite aucun équipement particulier. Pour vous accompagner dans votre projet d’optimisation de votre téléphonie d’entreprise, faites appel à nos équipes. Nextphone est à votre disposition pour vous conseiller et vous informer.
