Dans les entreprises, les cabinets de conseil et dans les médias, la VoIP gagne du terrain. L’argument privilégié par les professionnels est relatif aux économies financières réalisées, et aux gains en efficacité et en productivité. Ces avantages ne sont pas sans générer des interrogations, dont une question fondamentale : combien une entreprise peut-elle économiser grâce à la VoIP ? Question à laquelle il n’est pas toujours possible de répondre de manière tranchée… et pour cause ! Nextphone vous informe et vous donne des pistes de réflexion.
En quoi la VoIP peut-elle permettre aux entreprises de réaliser des économies ?
Dans la téléphonie d’entreprise, les communications et donc les minutes qui défilent au cours d’un appel, constituent l’essentiel des coûts. La VoIP diffère d’un système de téléphonie classique en ce sens que les conversations téléphoniques fonctionnent comme des données, passant par le réseau IP. A l’heure actuelle, les offres haut débit sont largement abordables, faisant de la VoIP une proposition attractive pour les entreprises, quelle que soit leur taille, si ces dernières souhaitent réduire leurs coûts et gagner en efficacité.
La VoIP contribue à la réduction des coûts pour l’entreprise de plusieurs manières :
- D’abord, la VoIP libère l’entreprise de l’obligation d’installer de nouvelles lignes téléphoniques. Les services VoIP fonctionnent à partir d’équipements pouvant se connecter directement au réseau existant et les tarifs de la VoIP sont largement plus compétitifs que les forfaits de téléphonie d’entreprise classiques ;
- Ensuite, il est possible de faire en sorte que le service VoIP soit élargi aux collaborateurs travaillant à distance ou aux collaborateurs qui pratiquent le télétravail ;
- Enfin, la VoIP peut fonctionner grâce à un VPN crypté pour une sécurité accrue. Un simple logiciel VoIP installé sur les appareils mobiles permet aux collaborateurs d’une entreprise d’être joignables sur une ligne « professionnelle » à tout moment, même lorsqu’ils ne sont pas physiquement présents au bureau.
Les fonctionnalités classiques de la téléphonie d’entreprise sont toutes disponibles via la VoIP. Cela inclut la messagerie vocale, l’identification de l’appelant, les audio / vidéo-conférences, le renvoi d’appel… En outre, la VoIP permet des appels longue distance illimités, puisque l’ensemble du trafic passe par Internet.
Le système téléphonique de l’entreprise devient un service pouvant être géré par le département informatique, réduisant les coûts et les temps d’arrêt, engendrant des avantages considérables en termes de performance et de productivité.
L’une des raisons qui expliquent qu’il n’est pas possible d’estimer un gain financier exact en installant la VoIP dans une entreprise, est que celle-ci repose sur une offre entièrement personnalisable en fonction du fonctionnement et des besoins de l’entreprise.
Les abonnements et les forfaits sont donc établis sur la base de la consommation des différents postes téléphoniques. Les économies qu’une entreprise réalisera varieront du tout au tout selon sa structure, son fonctionnement et ses besoins. La question à se poser au préalable est donc relative au type d’entreprise et à ses besoins : s’agit-il d’une organisation nécessitant un système VoIP intégrant une fonction de messagerie en ligne pour rester en contact avec les commerciaux itinérants ? S’agit-il d’un cabinet de médecins spécialisés souhaitant transférer leur ligne fixe vers leurs téléphones portables ? etc.
A quels niveaux la VoIP permet-elle aux entreprises de faire des économies financières ?
Très rapidement, les entreprises qui ont fait le choix de la VoIP observent des économies à plusieurs niveaux :
- Coûts des communications téléphoniques réduits : une ligne téléphonique classique peut être remplacée par un Trunk SIP. Ceci permet d’économiser de 20% à 50% sur la facture de téléphone mensuelle. En plus des économies réalisées sur les communications téléphoniques, des fonctionnalités supplémentaires accentuent la performance de la téléphonie d’entreprise.
- Étendue de la téléphonie d’entreprise aux collaborateurs extérieurs, permettant aux organisations d’offrir, à l’ensemble de leurs salariés, un système de téléphonie cohérent, quel que soit l’endroit d’où ils travaillent. Certaines organisations ayant fait le choix du travail à domicile pour certains de leurs collaborateurs réalisent des économies conséquentes sur les coûts fixes (immobilier, postes, etc.)
- Optimisation des tâches du / de la standardiste, avec des gains de temps énormes et la capacité des individus concerner à se consacrer à d’autres tâches comme l’accueil des clients par exemple
- Élimination des frais de déplacement grâce aux ponts de conférences permettant le partage tout en respectant l’autonomie de chacun
- Maximisation des opportunités dans la relation client. Grâce aux fonctionnalités de mobilité qu’offre la VoIP, les commerciaux peuvent faire suivre tous les appels sur leur ligne mobile, ne courant plus le risque de manquer d’appels téléphoniques de clients et de prospects.
- Réduction des coûts de maintenance : la VoIP fonctionnant différemment des systèmes de téléphonie traditionnels, et chaque téléphone VoIP peut se greffer au système, quel que soit l’endroit où l’utilisateur se trouve. Il est ainsi possible de rester connecté au système de téléphonie principal, sans toutefois ajouter aux coûts de déplacement et d’installation des postes téléphoniques.
Qu’il s’agisse du matériel, de la maintenance, des frais de communication, des mises à niveau ou de la mobilité, la VoIP offre la possibilité, aux entreprises, de réaliser des économies substantielles à plusieurs niveaux. Les économies que font les entreprises grâce à la VoIP dépendent largement du type d’organisation, de son domaine d’activité et de son fonctionnement.
Pour étudier les gains financiers potentiels de la VoIP pour votre entreprise, contactez un conseiller Nextphone dès maintenant.
