Devant l’étendue des possibilités, des solutions envisageables et des formules proposées, il peut être difficile pour une entreprise de faire le bon choix en matière de téléphonie professionnelle. Pour vous aider dans vos démarches, Nextphone vous propose une série d’étapes destinées à analyser vos propres besoins en téléphonie d’entreprise. Cette analyse passe par l’examen de trois postes distincts, à savoir vos équipements actuels, vos contrats et vos coûts fixes et variables.
1. Analyse des équipements de téléphonie actuels dans votre entreprise
La première étape consiste à dresser l’inventaire de vos équipements de téléphonie professionnelle en place, ainsi qu’aux contrats qui vous unissent à votre prestataire, si ces équipements font l’objet d’une location.
Votre équipement téléphonique, s’il n’a pas été acheté, peut être financé de deux manières :
- En contrat de financement (location, leasing)
- En contrat de maintenance fourni par votre installateur
Dans chacun des cas, il vous faut identifier le terme de votre contrat et sa date d’échéance et estimer au plus juste les coûts fixes et variables des équipements téléphoniques en place.
Avez-vous besoin d’aide pour identifier les informations essentielles relatives à vos équipements en place et souhaitez-vous les faire évoluer ? NextPhone peut vous aider et vous conseiller en toute objectivité.
2. Analyser l’offre de votre opérateur télécom
L’opérateur télécom est le prestataire qui achemine les appels entrants et les appels sortants de votre installation. Les questions auxquelles vous devez répondre, dans le cadre de votre audit de téléphonie d’entreprise, sont les suivantes :
- De quel type d’accès bénéficiez-vous ? (T0 ? Accès primaire ? Téléphonie sur IP ?)
- Quel type d’offre avez-vous actuellement ? (Forfaitaire ? A la consommation ?)
- Quelle est la nature du contrat qui vous unit à votre opérateur actuel ?
3. Comparer les coûts actuels vs. une solution plus économique
Selon la technologie sur laquelle reposent vos solutions de téléphonie d’entreprise actuelles, certains coûts peuvent être fortement diminués, voire même réduits à zéro. Cela est notamment le cas en passant par exemple de la téléphonie traditionnelle à une solution VoIP Centrex, avec des abonnements réduits jusqu’à un tiers du coût et des frais d’installation et d’entretien qui disparaissent complètement, le standard téléphonique étant mutualisé par l’opérateur sur le cloud.
NextPhone calcule les économies potentielles que votre entreprise pourrait réaliser en passant à une technologie innovante.
4. Analyser les usages des opérateurs
Afin d’assurer une parfaite adéquation entre la solution de téléphonie choisie et les besoins de votre entreprise, il est essentiel de faire le tour des usages que font les opérateurs au sein de votre organisation. Les questions auxquelles vous devrez répondre sont les suivantes :
- Les infrastructures de votre entreprise sont-elles amenées à évoluer au cours des temps à venir ?
- Le nombre de postes de téléphone répond-il aux besoins de tous les utilisateurs ?
- Quel est l’état des appareils de téléphone actuels ?
- Les fonctionnalités de la solution de téléphonie répondent-elles aux besoins de votre entreprise ? (Pour répondre à cette question, pensez aux éléments liés à la relation client, à la satisfaction des appelants, à la gestion des appels, à la variabilité du nombre d’appels, aux utilisations simultanées, etc.)
Votre audit de téléphonie professionnelle
Les réponses aux questions ci-dessus vous permettront de définir la satisfaction actuelle des utilisateurs par rapport à la solution optimale de téléphonie d’entreprise. Elles vous permettent également de définir les points à privilégier en cas d’optimisation ou de renouvellement de votre téléphonie d’entreprise.
N’oubliez pas d’inclure, dans votre analyse, les systèmes annexes, comme la machine à affranchir, le terminal de paiement, le système d’alarme etc. Souvent, ces systèmes sont connectés à la ligne téléphonique d’entreprise et doivent être pris en compte dans l’évolution globale de vos solutions.
Une fois que vous avez fait le point sur vos équipements, vos opérateurs et les usages des utilisateurs, vous pouvez procéder à une analyse afin d’envisager des solutions.
Que vous souhaitiez faire évoluer votre technologie, changer de prestataire, voir vos coûts fixes et variables diminuer ou réajuster vos prestations en fonction de vos besoins réels, seul un audit permettra à votre entreprise de se doter de solutions adaptées en téléphonie professionnelle. NextPhone réalise votre audit pour vous. Pour nous permettre de vous aider, répondez simplement aux questions ci-dessus.
