Parce que chaque groupe d’utilisateurs a des besoins et des exigences différents en matière de téléphonie professionnelle, nous nous intéressons aujourd’hui aux questions posées par les dirigeants d’associations, qu’il s’agisse d’associations à but lucratif ou non.
En quoi la téléphonie revêt-elle une importance particulière pour une association ?
Les personnes qui travaillent dans des associations à but non lucratif ont un objectif unique : soutenir des causes qui leur tiennent à cœur et atteindre des résultats probants. Sensibiliser le public, récolter des dons, obtenir l’engagement de tiers, générer des sources de financement diverses… tel est le quotidien des membres d’une association. En parallèle, le travail de chacun des membres d’une association dépend également de la possibilité pour cette dernière de conserver les frais généraux au minimum tout en étant efficace et en optimisant le temps passé sur les tâches à réaliser.
À ce titre, la communication, donc principalement la téléphonie, mais également l’accès à Internet, revêtent une importance particulière pour les associations. En termes clairs, il s’agit d’avoir un système de téléphonie professionnelle abordable et rationalisé, quelle que soit la taille de l’association en question.
D’où émanent les appels vers une association ?
Dans une association, il n’est pas rare de voir le téléphone sonner à longueur de journée. Les appels émanent des fournisseurs, des membres et des dirigeants de l’association, de consultants légaux et financiers… Un système de téléphonie doit pouvoir permettre de gérer tous les appels, quels qu’ils soient. Il est impératif que le système de téléphonie dont bénéficie l’association améliore la communication téléphonique et l’usage d’Internet. Certaines commodités comme les conférences téléphoniques, la possibilité de marquer un poste téléphonique comme étant momentanément indisponible, la messagerie, l’appel en attente, la présentation du numéro de l’appelant et la possibilité de transférer les appels, doivent impérativement faire partie des bases du système de téléphonie d’une association. En outre, la vitesse d’accès à Internet a son importance également, la plupart des associations reposant sur leur site Internet pour vivre et se développer.
Quelle doit être la priorité des associations dans le choix d’un système téléphonique ?
La majeure partie du temps, les associations doivent composer avec des moyens, des ressources et des budgets serrés. En outre, ces entités, qu’il s’agisse d’associations à but lucratif ou non, varient considérablement en taille. Un petit organisme de bienfaisance, constitué d’une équipe de deux ou trois personnes aura, bien évidemment, les besoins différents en matière de téléphonie de bureau par rapport à une grande banque alimentaire qui compte plusieurs dizaines d’employés et un système de distribution plus important. Pour cette même raison, les systèmes de téléphonie professionnelle pour les associations à but non lucratif doivent disposer de nombreuses fonctionnalités de téléphonie, permettant de répondre à des besoins extrêmement variés.
Les associations ont également besoin d’un système de téléphonie professionnelle évolutif, flexible et fiable. En effet, en quelques mois seulement, beaucoup de choses peuvent changer pour une association. Il est donc essentiel que le système de téléphonie soit capable d’évoluer avec elle. Par exemple, une fonctionnalité de standard téléphonique permettra de gérer les appels entrants sans pour autant requérir une personne supplémentaire. Les appels seront pris en charge grâce au pré-décroché, les temps d’attente seront réduits grâce à une musique ou un message d’attente et les appels simultanés seront gérés. Par ailleurs, les appelants pourront composer un seul numéro d’accueil, unique et personnalisable. Les règles de distribution des appels, quant à eux, seront gérées en amont.
Pourquoi de plus en plus d’associations ont-elles recours à la VoIP ?
Un nombre croissant d’associations, même les plus petites, ont recours au système VoIP (Voice over Internet Protocol), plutôt qu’à des systèmes de téléphonie classiques. En effet, la grande versatilité et les économies financières réalisées grâce à la VoIP permettent aux associations de choisir les offres spécifiquement conçues pour leurs besoins, sans pour autant devoir investir dans des équipements onéreux et des employés informatiques en charge de la maintenance du système. Une simple connexion haut débit et la VoIP suffisent à créer un système de téléphonie professionnelle à bas coût, même pour les petites associations de trois ou quatre employés par exemple. En outre, l’un des avantages de la VoIP est qu’il dispense l’association d’un routeur, ne nécessitant pas de compétences techniques particulières ni de membre spécifiquement consacré au développement technologique du système.
Quels critères et fonctionnalités de téléphonie une association doit-elle avoir ?
En considérant les activités d’une association, certaines caractéristiques essentielles doivent faire partie des critères et fonctionnalités du système de téléphonie dont elle bénéficie. Parmi celles-ci :
- Une tarification « tout compris » : le respect du budget étant un élément prépondérant pour une association, le fait de bénéficier d’un système de téléphonie professionnelle dont la tarification est simple à comprendre et intègre l’ensemble des services proposés rend les choses bien plus simples. L’offre ALL IN de Nextphone répond précisément à cet impératif de gestion budgétaire des associations, par le biais d’un bouquet de solutions de téléphonie professionnelle à prix unique.
- Une configuration facile, libre de toute technicité : poursuivre le rythme d’une association, le système de téléphonie de bureau doit être fiable et évolutif. Si ce système ne requiert aucune configuration, ou très peu, et aucune installation, les membres de l’association sont immédiatement opérationnels et peuvent se servir des téléphones dès le premier jour.
- Les options de standard virtuel : les associations qui font usage d’un système de téléphonie indiquent que le standard virtuel équivaut à la présence d’un membre supplémentaire. Les messages d’accueil sont personnalisés à gré, au même titre que les paramètres d’ouverture et de fermeture des bureaux. Il est également possible de créer des messages vocaux pour traiter des questions fréquemment posées ou simplement acheminer les appels vers la bonne personne au sein de l’association, qu’elle soit à l’intérieur des locaux ou à l’extérieur.
- Un accès mobile : les membres d’une association ne travaillant pas toujours ensemble dans un même endroit, il est important que les membres non sédentaires et accès à leurs lignes d’activité principale et à leur extension. Grâce à un système de téléphonie adaptée, chaque membre reste connecté, même s’il n’est pas présent dans le siège de l’association ou dans l’un de ses bureaux.
Vous faites partie d’une association est envisagez de vous équiper d’un système de téléphonie ? Contactez NextPhone pour discuter de vos besoins.
