La téléphonie d’entreprise est constituée principalement d’une flotte de postes mobiles et fixes. Il s’agit d’un ensemble indispensable qu’il convient de gérer efficacement. Ces téléphones sont mis à la disposition des collaborateurs de l’entreprise pour la faire fonctionner au quotidien. Ainsi, la communication avec les clients, les fournisseurs, les partenaires et autres acteurs s’effectue via les postes téléphoniques ou par Internet. Alors que, au gré de l’arrivée de nouveaux collaborateurs ou de l’évolution de l’activité, la question de l’achat de postes de téléphone (fixes et mobiles) est une évidence, celle du renouvellement l’est souvent moins. A quelle fréquence renouveler les téléphones de ses salariés ?
Comment déterminer l’usure des téléphones ?
Les téléphones d’entreprise se détériorent de façon différente en fonction de la marque, de leur configuration ainsi que de l’usage qui en est fait. Concernant les mobiles, les points essentiels à retenir sont :
- L’usure de la batterie
Au bout de 2 à 3 ans d’utilisation quotidienne, la batterie s’use et devient moins performante. Ceci se traduit notamment par une perte en autonomie. - Les effets de chutes, impacts et autres chocs
Certains appareils ne craignent pas les chutes. D’autres, quant à eux, peuvent présenter des défaillances plus ou moins graves (écran fissuré, fonctionnalités bloquées) qui, naturellement, impactent sur le fonctionnement de l’appareil ainsi que son aspect général. - Le besoin de nouvelles fonctionnalités
En matière de téléphonie d’entreprise, les webcams, conférences à distance et autres téléchargements de données font désormais partie des fonctionnalités du quotidien. Un appareil qui ne peut plus intégrer ces fonctions est donc rapidement dépassé. - La baisse de puissance
L’appareil affaibli devient lent à répondre aux commandes (ouvrir ou envoyer un e-mail, afficher une image…). Dans ces conditions, il devient indispensable de renouveler les téléphones des salariés dans les meilleurs délais.
De quelle façon renouveler les téléphones de l’entreprise ?
Remplacer la batterie usagée du téléphone permet de « prolonger » la durée de vie de l’appareil d’environ un à deux ans. En revanche, les autres fonctionnalités du smartphone peuvent être impactées (performances internes, mémoire, stockage, puissance). Il en est de même pour les postes fixes du bureau ou des ateliers.
En pratique, lorsqu’il s’agit de renouveler les téléphones des salariés, il convient de définir les critères importants pour l’entreprise et pour ses collaborateurs, puis lancer des appels d’offres auprès de fournisseurs en téléphonie mobile et fixe.
Les challenges du chef d’entreprise consistent à :
- Être à l’écoute des besoins des salariés ;
- Comprendre en quoi la performance des appareils peut passer par une communication optimale (image, son, échange de documents, vidéo…) ;
- S’informer sur les dernières nouveautés en téléphonie d’entreprise ;
- Négocier le meilleur achat/paiement des nouveaux équipements
Renouveler les téléphones d’entreprise est une opération à intégrer dans les outils de travail à amortir puis à renouveler en temps voulu. La flotte mobile peut faire l’objet de tarifs préférentiels, avec fonctionnalités et options intéressantes. La puissance des nouveaux postes, fixes ou portables, doit être confirmée. Un renouvellement tous les 4 à 5 ans, avec un matériel de haute qualité, est une cadence idéale. En outre, l’utilisation d’Internet sur mobile doit être aussi fluide sur un portable que sur un ordinateur de bureau, afin d’offrir, aux utilisateurs, l’expérience qui répond à leurs attentes.
Pour discuter du renouvellement des appareils de vos salariés, contactez un conseiller Nextphone sans attendre.
